با قاطعیت می توان گفت نرم افزار ورد ، قدرتمندترین نرم افزار ویرایش متن در جهان است. اکثر افراد برای نوشتن و ویرایش متون خود از این نرم افزار استفاده می کنند. در این مطلب می خواهیم کمی با فرمت فایل های این نرم افزار بیشتر آشنا شویم و نحوه ی تغییر فرمت آن ها را با استفاده از خود نرم افزار ورد بیاموزیم.
پس از این که مطب خود را در ویرایشگر ورد نوشتید برای ذخیره آن باید در قسمت file گزینه ی save یا save as را انتخاب کنید. اگر برای بار اول است که فایل خود را ذخیره می کنید می توانید از گزینه save استفاده کنید وقتی که وارد صفحه ی save شوید و پوشه ی مورد نظر خود را انتخاب کنید وارد پنجره ی save خواهید شد.
در پایین پنجره ی save دو قسمت وجود دارد یکی مربوط به نام فایل می باشد که معمولا به صورت پیش فرض توسط نرم افزار اولین کلمات سند انتخاب می شود اما شما می توانید آن را تغییر دهید.
دومین قسمت که به صورت یک لیست کشویی است با نام save as type برای انتخاب نوع فرمت فایل می باشد. در این لیست فرمت های زیادی موجود است اما در اینجا سه مورد از آن ها مورد بحث قرار می دهیم:
word 97-2003 document: پسوند این فرمت doc می باشد و مربوط به وردهای نسخه ی سال های ۹۷ و ۲۰۰۳ است. فایل های با این پسوند در نرم افزارهای ورد جدید نیز باز می شوند.
word document:پسوند این فرمت docx است و مربوط به ورد های نسخه ی ۲۰۰۷ و جدید تر از آن است. این فرمت توسط نرم افزارهای قدیمی تر ورد باز نمی شود.
pdf:این فرمت ، بیشتر به عنوان فرمت کتاب های الکترونیکی استفاده می شود و یک قابلیت منحصر به فرد آن این است که دیگر نمی توان در مطالب موجود در این نوع فایل تغییری ایجاد کرد.
برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد فایل های pdf و روش ساخت آن ها با استفاده از ورد از مطالب این لینک استفاده کنید…
همان طورکه گفته شد فرمت قدیمی doc در نرم افزار های جدید باز می شود اما شاید کاربر بخواهد فایل doc خود را با فرمت جدید ذخیره کند.
علاوه بر این ممکن است یک کامپیوتر ورد نسخه ی قدیمی داشته باشد و ما نیز یک فایل با فرمت docx داشته باشیم. همان طور که گفته شد فرمت جدید توسط نرم افزارهای قدیمی شناخته نمی شوند. پس نیاز به تغییر فرمت به doc داریم.
علاوه بر این گاهی نیاز است که فایل ورد خود را تبدیل به pdf کنیم. نرم افزار های زیادی برای این کار موجود است اما خوب است بدانیم که از نسخه ی ۲۰۱۳ به بعد نرم افزارهای ورد از فرمت pdf نیز برای خواندن (متون لاتین) و ذخیره پشتیبانی می کنند. پس راحت ترین و بی دردسرترین راه استفاده از خود نرم افزار ورد برای تولید فرمت pdf می باشد.
در سه پاراگراف بالا مثال هایی در مورد اهمیت تغییر فرمت اسناد بیان شد اما این کار چگونه انجام می شود؟ انجام این کار بسیار ساده است:
تغییر فرمت اسناد ورد:
مسیر پیموده شده: File>>save as>>your folder>>your document name>>your document format>>save
وارد قسمت file نرم افزار ورد شوید و گزینه save as را انتخاب کنید.
پس از آن محل ذخیره ی فایل خود را از قسمت سمت راست انتخاب کنید. در تصویر زیر Desktop انتخاب شده است.
حال از لیست کشویی save as type فرمت مورد نظر خود را انتخاب کنید. علاوه بر فرمت هایی که در بالا بحث شد می توانید فرمت های دیگری نیز برای ذخیره انتخاب نمایید.
پس از آن روی گزینه save کلیک کنید تا فایل شما با فرمت انتخابی رخیره شود.
برای آشنایی با فرمت html و یادگیری چگونگی ساخت این نوع فایل توسط نرم افزار ورد کلیک کنید…
